Come gestire il recruiting e la selezione del personale con Laborio

Il modulo Recruiting di Laborio è un sistema completo per gestire tutto il ciclo di selezione: dalla pubblicazione dell'annuncio fino all'assunzione del candidato. Ti permette di centralizzare candidature, organizzare colloqui, valutare i profili e trasformare il candidato scelto direttamente in dipendente. Vediamo come usarlo passo dopo passo.

Creare e pubblicare un annuncio di lavoro

Per aprire una nuova posizione:

1. Accedi al modulo Recruiting → Annunci
2. Clicca "Nuovo annuncio"
3. Seleziona la pagina carriere su cui pubblicare l'annuncio (se gestisci più brand, ognuno ha la sua pagina pubblica)
4. Compila i campi obbligatori:
   • Titolo della posizione (es. "Cuoco di partita")
   • Descrizione e Requisiti usando l'editor di testo formattato (grassetto, corsivo, elenchi, link). Se incolla testo da Word, Google Docs o da una pagina web, la formattazione viene preservata automaticamente
   • Tipo di contratto, Sede, Numero di posizioni aperte
   • Scadenza candidature (opzionale) e Responsabile della selezione
5. Se la tua azienda opera in più lingue, aggiungi con il pulsante "+ Lingua" le traduzioni di titolo, descrizione e requisiti
6. Clicca "Salva annuncio" per salvare in bozza, oppure cambia lo stato a "Aperto" per pubblicare subito sulla pagina carriere

L'annuncio comparirà pubblicamente solo sulla pagina carriere che hai scelto. I candidati lo vedranno nella lingua che preferiscono; se manca una traduzione, vedranno la versione predefinita.

Usare l'AI per scrivere l'annuncio

Se vuoi accelerare, clicca il pulsante "Genera con AI" durante la creazione:

1. Scrivi una breve descrizione di cosa stai cercando (es. "Responsabile commerciale con esperienza nel B2B, minimo 3 anni, predisposizione al coaching del team")
2. Clicca "Genera con AI"
3. La AI produce una bozza di descrizione e requisiti in pochi secondi
4. Modifica il testo come preferisci e clicca "Inserisci nel form" per popolarlo nell'annuncio

Ricorda: rivedi sempre il contenuto prima di pubblicare. L'AI è uno strumento, non sostituisce il tuo giudizio.

Gestire i candidati e caricare i CV

Aggiungere un candidato

1. Vai a Recruiting → Candidati

2. Clicca "Nuovo candidato"

3. Si apre un wizard. Step 1 — Carica il curriculum (opzionale ma consigliato):

   • Trascina il file PDF nella zona, oppure clicca "Seleziona PDF"
   • Scegli una delle tre opzioni:
     • "Estrai dati con AI e pre-compila il form" (consigliato): la AI legge il CV ed estrae automaticamente nome, cognome, email, telefono, esperienza, skill e lingue parlate. Ti porta al form con i campi già compilati
     • "Avanti senza estrazione AI": il PDF viene allegato comunque, ma il form resta vuoto
     • "Salta": niente CV, vai direttamente al form manuale

4. Step 2 — Dati anagrafici. Compila:

   • Nome, Cognome, Email (obbligatori)
   • Telefono, data di nascita, nazionalità, indirizzo
   • Competenze e lingue parlate (aggiungile come chip, premendo Invio)
   • Disponibilità: Immediata / Breve preavviso / Lungo preavviso / Non disponibile
   • Fonte: sito carriere / LinkedIn / referral / agenzia / spontaneo / altro
   • Data consenso GDPR (obbligatoria): dopo 24 mesi il consenso scade automaticamente. Il badge sulla scheda candidato mostra i giorni restanti (verde = valido, arancio = meno di 30 giorni, rosso = scaduto)

5. Clicca "Salva candidato"

Nella scheda del candidato, puoi caricare più versioni del CV nel tempo: ogni file allegato resta visibile con la data di upload.

Organizzare il pipeline di candidature

Vista a colonne (Kanban)

Per una visualizzazione fluida del processo:

1. Vai a Recruiting → Kanban
2. Ogni colonna rappresenta una fase: Nuovo → Screening → Colloquio telefonico → Colloquio in sede → Test tecnico → Referenze → Offerta → Assunto/Rifiutato/Ritirato
3. Trascina le card dei candidati tra le colonne per far avanzare il loro stato
4. Clicca una card per aprire il dettaglio e aggiungere note, allegati, o pianificare azioni

Gestire una candidatura nel dettaglio

1. Da Recruiting → Candidature (lista), clicca una riga per aprire il dettaglio

2. Vedi:

   • Anagrafica del candidato e CV caricato
   • Storico di tutte le modifiche e le azioni svolte
   • Lista dei colloqui programmati
   • Sezione valutazioni con i giudizi degli intervistatori

3. Puoi usare i bottoni per:

   • "Avanza stato": promuove il candidato alla fase successiva (con registrazione automatica nella timeline)
   • "Rifiuta": seleziona il motivo dal menu configurabile (es. "Non in linea con il profilo", "Salary expectation fuori budget")
   • "Invia email di rifiuto": notifica il candidato della decisione
   • "Assumi candidato": crea la scheda dipendente una volta che hai completato l'offerta (vedi più sotto)

Schedulare i colloqui

Programmazione di un colloquio

1. Dal dettaglio candidatura, clicca "Nuovo colloquio"

   • Oppure vai a Recruiting → Calendario interviste → "Nuovo colloquio"

2. Compila il form:

   • Tipo: Telefonico / Video / In sede / Di gruppo
   • Round: numero progressivo (1, 2, 3...)
   • Data e ora (scegli dal calendario)
   • Durata in minuti (default configurabile in Impostazioni)
   • Intervistatori (seleziona i tuoi colleghi che conducono il colloquio — almeno 1 obbligatorio)
   • Sede (per colloqui in sede) o Link video (per video-colloqui)

3. Clicca "Programma colloquio"

Il sistema invia automaticamente:

• Al candidato: email con i dettagli + file calendario (.ics) per aggiungere l'appuntamento
• Agli intervistatori: email interna con il link al profilo del candidato + notifica push
• A tutti: promemoria automatico 24 ore prima dell'appuntamento

Compilare la valutazione post-colloquio

Dopo il colloquio, ogni intervistatore riceve una notifica per compilare la valutazione entro 24 ore:

1. Apri il dettaglio candidatura → sezione "Valutazioni"
2. Clicca "Aggiungi valutazione" (o apri il colloquio specifico)
3. Il form mostra i criteri configurati (default: Competenze tecniche, Soft skills, Fit culturale, Motivazione)
4. Per ogni criterio, assegna un punteggio da 1 a 5
5. Scrivi note liberamente
6. Scegli la raccomandazione finale: Sì convinto / Sì / Forse / No / No convinto
7. Clicca "Invia valutazione"

L'HR vede tutte le valutazioni; i manager vedono solo la propria.

Assumere il candidato

Una volta che il candidato ha accettato l'offerta:

1. Porta la candidatura allo stato "Offerta"

2. Clicca il bottone "Assumi candidato" (visibile solo con stato = Offerta)

3. Conferma nel modal

4. Il sistema:

   • Crea automaticamente la scheda dipendente precompilata con nome, cognome, email, telefono, data di nascita, indirizzo
   • Allega il CV come documento nella scheda del dipendente
   • Marca la candidatura come "Assunto"

5. Completa i dati mancanti nella scheda dipendente (contratto, gruppo, data inizio, ecc.)

6. Quando sei pronto, invia l'invito al nuovo dipendente per creare le sue credenziali (bottone "Azioni → Invita")

Configurare le pagine carriere

Se gestisci più brand, ogni uno ha una sua pagina carriere pubblica indipendente:

1. Vai a Impostazioni → Pagine carriere

2. Vedi l'elenco di tutte le pagine. Clicca "Nuova pagina carriere" per crearne una

3. Configura:

   • Nome brand: come vuoi che appaia pubblicamente
   • Slug: la parte dell'URL (es. https://app.laborio.it/company-public/slug/jobs)
   • Pubblicata: attiva il toggle per rendere la pagina visibile ai candidati
   • Pagina predefinita: gli annunci nuovi vengono pubblicati qui per default
   • Logo (versione quadrata + versione wide), immagine hero, colori tema
   • Testo di benvenuto: il messaggio introduttivo per i candidati (puoi usare "Genera con AI" per una bozza automatica)
   • Email e telefono di contatto

4. Clicca "Salva". La pagina è pronta e ha un URL pubblico unico

Quando crei un annuncio, scegli dal selettore "Pubblica su" quale pagina carriere mostrarlo.

Impostazioni e personalizzazione

In Impostazioni → Recruiting puoi configurare:

• Motivi di rifiuto: i motivi standard che appariranno quando rifiuti un candidato
• Durata default dei colloqui: minuti pre-impostati (es. 45 min)
• Conservazione dati GDPR: quanti mesi mantenere i consensi dei candidati (default 24 mesi). Scaduto il periodo, i candidati vengono anonimizzati automaticamente

Per le valutazioni post-colloquio, puoi aggiungere criteri personalizzati (oltre a quelli di default: Competenze tecniche, Soft skills, Fit culturale, Motivazione).

Conformità GDPR e diritto all'oblio

Il badge sulla scheda candidato mostra lo stato del consenso GDPR. Se un candidato richiede l'eliminazione (diritto all'oblio):

1. Apri la scheda candidato