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Funktionen

Elektronische Signatur mit OTP

Lassen Sie Verträge, NDAs und Richtlinien rechtsgültig signieren: sicherer Link, OTP-Bestätigung per SMS, gesperrtes PDF mit Integritäts-Hash, vollständiger Audit-Trail und Signaturzertifikat. Elektronische Signatur mit OTP per SMS gemäß eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014.

Überblick

Die elektronische Signatur von Laborio bringt Verträge, NDAs und Richtlinien ohne Drucken oder Scannen zur Unterschrift: Du lädst das PDF hoch, platzierst die Signatur- und Kürzelfelder per Drag-and-drop und sendest einen sicheren Link, den der Mitarbeiter ohne Login öffnet. Vor der Bestätigung erhält er einen OTP-Code per SMS; nach der Signatur wird das PDF gesperrt (Felder nicht mehr bearbeitbar), mit eingebettetem SHA-256-Hash, vollständigem Audit-Trail und herunterladbarem Signaturzertifikat. Es ist eine elektronische Signatur (FES) gemäß eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) — keine qualifizierte Signatur.

So funktioniert es

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1. HR bereitet das PDF vor

Sie laden Vertrag / NDA / Richtlinie hoch. Sie positionieren die Signaturfelder per Drag-and-drop. Sie senden den sicheren Link an den Mitarbeiter.

2

2. Mitarbeiter signiert mit OTP

Öffnet den Link (keine Anmeldung). Erhält OTP-Code per SMS auf die von HR hinterlegte Nummer. Gibt den Code ein, signiert per Zeichnung oder Text.

3

3. PDF gesperrt, vollständiges Audit

PDF wird abgeflacht (Felder nicht mehr bearbeitbar), SHA-256-Hash eingebettet. Signaturzertifikat mit IP, Browser, Twilio-OTP-Daten — eIDAS-konform.

Kernfunktionen

  • PDF hochladen und Signaturfelder per Drag-and-drop positionieren
  • Sicherer Link für den Mitarbeiter — kein Login erforderlich
  • OTP-Bestätigung per SMS an die hinterlegte Mitarbeiternummer vor jeder Signatur
  • Signatur durch Zeichnen (Canvas) oder Tippen (Schreibschrift)
  • Gesperrtes PDF nach Signatur: keine bearbeitbaren Felder, SHA-256-Integritäts-Hash im Dokument eingebettet
  • Vollständiger Audit-Trail der Signatur: IP, Gerät, Browser, Zeitzone, Geolokalisierung sowie OTP-Daten (Kanal, Zeitpunkt, Versuche, Carrier)
  • Automatisch generiertes Signaturzertifikat mit allen Twilio-Verifikationsdaten
  • eIDAS-konform (EU-Verordnung 910/2014) — elektronische Signatur mit vollständiger Nachvollziehbarkeit
  • Integriert auch in Mitarbeiterverträge (PDF anhängen und zur Signatur senden)

Warum Teams es einsetzen

Vom PDF zur Signatur in wenigen Klicks

Dokument hochladen, Signatur- und Kürzelfelder an die richtige Stelle ziehen und senden: kein Drucken, kein Scannen, keine E-Mail-Anhänge, die verloren gehen.

OTP-Bestätigung und vollständiges Audit

Der Mitarbeiter bestätigt mit einem OTP-Code per SMS. Jede Signatur erfasst IP, Gerät, Browser, Zeitzone und Verifikationsdaten, gebündelt in einem Signaturzertifikat.

Gesperrtes, überprüfbares PDF

Nach der Signatur sind die Felder nicht mehr bearbeitbar und ein SHA-256-Hash ist im Dokument eingebettet: jede spätere Änderung ist durch Hash-Vergleich erkennbar.

Häufige Fragen

Ist das eine rechtlich gültige elektronische Signatur?

Ja: Es ist eine elektronische Signatur (FES) gemäß eIDAS-Verordnung (EU 910/2014), mit Audit-Trail und Signaturzertifikat. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur: Sie ersetzt nicht die Fälle, in denen das Gesetz ausdrücklich diese Art verlangt, deckt aber die große Mehrheit der HR-Dokumente wie Verträge, NDAs und Richtlinien ab.

Wie funktioniert die OTP-Bestätigung?

Bevor die Signatur erfasst wird, erhält der Mitarbeiter einen OTP-Code per SMS an die Telefonnummer, die du im Stammdatensatz hinterlegt hast. Die Nummer ist beim Signieren aus Sicherheitsgründen nicht änderbar. Der Code hat eine Ablaufzeit und eine maximale Anzahl von Versuchen.

Kann das signierte Dokument nachträglich geändert werden?

Nein. Nach Abschluss der Signatur wird das PDF gesperrt: Die Felder werden nicht editierbar und ein SHA-256-Hash der Datei wird in die Metadaten eingebettet. Ändert jemand das Dokument, stimmt der Hash nicht mehr mit dem gespeicherten überein, sodass die Manipulation erkennbar ist.

Muss der Mitarbeiter etwas installieren oder ein Konto haben?

Nein. Er erhält einen sicheren Link und signiert im Browser, ohne Login und ohne Installation. Er kann mit Finger oder Maus zeichnen oder seinen Namen in Schreibschrift eingeben.

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In der EU verschlüsseltes Archiv. Gehaltsabrechnungen mit erweiterten Zeiträumen: Januar-Dezember + 13. und 14. Monatsgehalt, Abfertigung (TFR). Du lädst das PDF hoch und die KI liest die Lohnabrechnung und füllt Mitarbeiter, Monat, Betrag und Daten selbst aus (auch bei Scans). Verfolgt Lesevorgänge mit Zeitstempel, Versionierung, sichere Freigabe, Push-Benachrichtigung an Mitarbeiter.

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