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Funktionen

Dokumente & Lohnabrechnungen

In der EU verschlüsseltes Archiv. Gehaltsabrechnungen mit erweiterten Zeiträumen: Januar-Dezember + 13. und 14. Monatsgehalt, Abfertigung (TFR). Du lädst das PDF hoch und die KI liest die Lohnabrechnung und füllt Mitarbeiter, Monat, Betrag und Daten selbst aus (auch bei Scans). Verfolgt Lesevorgänge mit Zeitstempel, Versionierung, sichere Freigabe, Push-Benachrichtigung an Mitarbeiter.

Überblick

Das Dokumentenarchiv von Laborio bündelt Verträge, Lohnabrechnungen, Atteste und Richtlinien in einem verschlüsselten Bereich mit Hosting in der EU. Die KI liest Lohnabrechnungen und füllt die wichtigsten Felder automatisch aus — Mitarbeiter (aus der Steuernummer), Netto, Resturlaub — auch bei Scans, und du bestätigst mit einem Klick. Jede Datei ist versioniert, die Lese-Bestätigung des Mitarbeiters wird mit Zeitstempel erfasst, und bei jeder neu hochgeladenen Lohnabrechnung geht eine Push-Benachrichtigung raus.

So funktioniert es

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1. Dokument hochladen

Drag-and-drop von Lohnabrechnungen, Verträgen, Bescheinigungen. Das Dokument wird in der EU verschlüsselt gespeichert.

2

2. Mitarbeiter erhält Push

Native Benachrichtigung in der App: „Ihre März-Lohnabrechnung ist verfügbar". Öffnet, liest, lädt herunter — das System protokolliert den Zeitstempel.

3

3. Sie haben den Zustellnachweis

Für jedes Dokument wissen Sie, wer es geöffnet hat, wann und von welchem Gerät. Audit-fertig für die Datenschutzbehörde oder für Rechtsstreitigkeiten.

Kernfunktionen

  • EU-Storage mit Verschlüsselung im Ruhezustand
  • KI liest die Lohnabrechnung und füllt die Felder aus (auch bei Scans)
  • Versionierung und sichere Freigabe
  • Lese-Tracking mit Zeitstempel
  • Push-Benachrichtigungen beim Hochladen der Lohnabrechnung

Warum Teams es einsetzen

Verschlüsseltes EU-Archiv

Alle Dokumente werden mit Verschlüsselung im Ruhezustand und Hosting in der EU aufbewahrt. Rollenbasierte Rechte: Jeder Mitarbeiter sieht nur die eigenen Dateien.

Die KI liest die Lohnabrechnung

Du lädst das PDF hoch, die KI liest Mitarbeiter, Netto und Resturlaub aus und ordnet die Datei über die Steuernummer der richtigen Person zu. Du prüfst und bestätigst.

Lesebestätigungen

Du weißt, wer wann was geöffnet hat: Jede Lesung wird mit Zeitstempel erfasst — praktisch für Verträge, Richtlinien und Pflichtmitteilungen.

Häufige Fragen

Wo werden die Dokumente gespeichert?

In einem im Ruhezustand verschlüsselten Archiv mit Hosting in der EU. Zugriffe sind rollenbasiert: HR sieht das Archiv, der Mitarbeiter nur die eigenen Dokumente.

Wie liest die KI die Lohnabrechnung aus?

Beim Hochladen einer Lohnabrechnung als PDF liest die KI die wichtigsten Felder aus — Mitarbeiter (aus der Steuernummer), Netto und Resturlaub — und schlägt sie ausgefüllt vor, auch aus Scans. HR prüft und bestätigt vor dem Speichern.

Erhalten Mitarbeiter eine Benachrichtigung beim Hochladen einer Lohnabrechnung?

Ja. Bei jeder neu hochgeladenen Lohnabrechnung geht eine Push-Benachrichtigung an den Mitarbeiter, der sie sofort in seinem Dokumentenbereich in der mobilen App findet.

Kann ich sehen, ob ein Dokument gelesen wurde?

Ja. Laborio erfasst die Lesung jedes Dokuments mit Datum und Uhrzeit — so hast du den Nachweis, dass Verträge, Richtlinien und Mitteilungen vom Mitarbeiter gesehen wurden.

Passt perfekt zu

Elektronische Signatur mit OTP

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Elektronische Signatur mit OTP

Lassen Sie Verträge, NDAs und Richtlinien rechtsgültig signieren: sicherer Link, OTP-Bestätigung per SMS, gesperrtes PDF mit Integritäts-Hash, vollständiger Audit-Trail und Signaturzertifikat. Elektronische Signatur mit OTP per SMS gemäß eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014.

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Mitarbeiterstammdaten

Vollständige Personalakten mit Adresse, Steuernummer, IBAN, mehreren Verträgen, Rollen und Gruppen. Massen-Import aus Excel mit intelligenter Spaltenerkennung.

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Audit-Log & Sicherheit

Unveränderliches Protokoll aller HR-Aktionen für Compliance (wer hat was geändert, wann, von welcher IP). Erzwungene Passwortänderung bei Erstanmeldung, automatisches PII-Masking (IBAN, Token), serverseitige Datenzugriffsbeschränkung. DSGVO + ISO27001 ready.

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Echtzeit-Benachrichtigungen

In-App via WebSocket, Mobile Push via Firebase Cloud Messaging, transaktionale Emails via AWS SES. Keine verpassten Ereignisse.

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