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Fonctionnalités

Signature électronique avec OTP

Faites signer contrats, NDA et politiques aux salariés avec valeur légale : lien sécurisé, confirmation par code OTP par SMS, PDF verrouillé avec hash d'intégrité, piste d'audit complète et certificat de signature. Signature électronique avec OTP par SMS au sens du Règlement eIDAS (UE) 910/2014.

En bref

La signature électronique de Laborio amène contrats, NDA et règlements à la signature sans impression ni scanner : vous chargez le PDF, positionnez les zones de signature et de paraphe par glisser-déposer et envoyez un lien sécurisé que le salarié ouvre sans connexion. Avant de confirmer, il reçoit un code OTP par SMS ; une fois signé, le PDF est verrouillé (champs non modifiables), avec un hash SHA-256 intégré, une piste d’audit complète et un certificat de signature téléchargeable. C’est une signature électronique (FES) conforme au règlement eIDAS (UE 910/2014) — ce n’est pas une signature qualifiée.

Comment ça marche

1

1. RH prépare le PDF

Vous chargez le contrat / NDA / charte. Vous positionnez les zones de signature par glisser-déposer. Vous envoyez le lien sécurisé au salarié.

2

2. Le salarié signe avec OTP

Il ouvre le lien (sans connexion). Reçoit un code OTP par SMS sur le numéro enregistré par les RH. Saisit le code, signe par dessin ou texte.

3

3. PDF verrouillé, audit complet

Le PDF est aplati (champs non modifiables), hash SHA-256 intégré. Certificat de signature avec IP, navigateur, données OTP Twilio — conforme eIDAS.

Fonctionnalités clés

  • Charger un PDF et positionner les zones de signature par glisser-déposer
  • Lien sécurisé envoyé au salarié — aucune connexion requise
  • Confirmation par code OTP envoyé par SMS au numéro du salarié avant chaque signature
  • Signature par dessin (canvas) ou frappe (police manuscrite)
  • PDF verrouillé après signature : aucun champ modifiable, hash d'intégrité SHA-256 intégré au document
  • Piste d'audit complète de la signature : IP, appareil, navigateur, fuseau horaire, géolocalisation et données OTP (canal, horodatage, tentatives, opérateur)
  • Certificat de signature généré automatiquement avec toutes les données de vérification Twilio
  • Conforme au Règlement eIDAS (UE) 910/2014 — signature électronique avec traçabilité complète
  • Intégré aussi aux contrats des salariés (joindre le PDF et envoyer à la signature)

Pourquoi les équipes l’adoptent

Du PDF à la signature en quelques clics

Vous chargez le document, glissez les zones de signature et de paraphe au bon endroit et envoyez : pas d’impression, pas de scanner, pas de pièces jointes qui se perdent.

Confirmation OTP et audit complet

Le salarié confirme avec un code OTP par SMS. Chaque signature enregistre IP, appareil, navigateur, fuseau horaire et données de vérification, réunis dans un certificat de signature.

PDF verrouillé et vérifiable

Une fois signé, les champs ne sont plus modifiables et un hash SHA-256 est intégré au document : toute altération ultérieure est détectable en comparant le hash.

Questions fréquentes

Est-ce une signature électronique valable juridiquement ?

Oui : c’est une signature électronique (FES) conforme au règlement eIDAS (UE 910/2014), avec piste d’audit et certificat de signature. Ce n’est pas une signature électronique qualifiée : elle ne remplace pas les cas où la loi exige explicitement ce type, mais elle couvre la grande majorité des documents RH comme les contrats, NDA et règlements.

Comment fonctionne la confirmation par OTP ?

Avant d’enregistrer la signature, le salarié reçoit un code OTP par SMS sur le numéro de téléphone que vous avez saisi dans sa fiche. Le numéro n’est pas modifiable au moment de la signature, pour des raisons de sécurité. Le code a une durée de validité et un nombre maximal de tentatives.

Le document signé peut-il être modifié ensuite ?

Non. À la fin de la signature, le PDF est verrouillé : les champs deviennent non modifiables et un hash SHA-256 du fichier est intégré aux métadonnées. Si quelqu’un altère le document, le hash ne correspond plus à celui enregistré, donc la falsification est détectable.

Le salarié doit-il installer quelque chose ou avoir un compte ?

Non. Il reçoit un lien sécurisé et signe depuis le navigateur, sans connexion et sans rien installer. Il peut signer en dessinant au doigt ou à la souris, ou en saisissant son nom dans un style manuscrit.

Se combine parfaitement avec

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Documents & bulletins de paie

Archive chiffrée dans l’UE. Fiches de paie avec périodes étendues : janvier-décembre + 13e et 14e mois, indemnité de fin de contrat (TFR). Tu charges le PDF et l’IA lit le bulletin de paie et remplit elle-même salarié, mois, montant et dates (même depuis des scans). Suit les lectures avec horodatage, versioning, partage sécurisé, notification push au salarié.

Recrutement & ATS

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Recrutement & ATS

ATS intégré : publication d'annonces internes, gestion des candidats avec plusieurs CV et consentement RGPD, planification d'entretiens avec invitation .ics et rappels automatiques, évaluations structurées, embauche en un clic — le candidat devient salarié en un tap. Les annonces sont automatiquement optimisées pour Google for Jobs et diffusables sur Indeed ; toutes les candidatures arrivent dans une seule pipeline.

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Fiches collaborateurs

Dossiers complets : domicile, identification fiscale, RIB, contrats multiples, rôles et groupes. Import massif Excel avec reconnaissance intelligente des colonnes.

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Journal d’audit & sécurité

Journal immuable de toutes les actions RH pour la conformité (qui a modifié quoi, quand, depuis quelle IP). Changement de mot de passe forcé à la première connexion, masquage automatique des PII (RIB, tokens), accès aux données restreint côté serveur. Conforme RGPD + ISO27001.

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