Introduzione alla gestione dei permessi manager
In Laborio, puoi assegnare ai manager livelli di accesso differenziati secondo le loro responsabilità. I permessi sono gestiti per sezione (dipendenti, presenze, turni, documenti, note spese, ecc.), con la possibilità di usare i preset predefiniti o creare permessi personalizzati su misura per la tua organizzazione.
Struttura dei permessi: lettura e scrittura
Ogni sezione dell'applicazione ha due livelli di autorizzazione:
- Lettura (R): il manager visualizza i dati e i report, ma non può modificare nulla.
- Scrittura (W): il manager può leggere, creare, modificare ed eliminare i record della sezione.
Un principio importante: se assegni la scrittura, il manager ottiene automaticamente anche la lettura. Non è necessario abilitarle separatamente.
Le sezioni controllabili sono:
- Dipendenti e anagrafiche
- Gruppi di lavoro
- Presenze e assenze
- Note spese e rimborsi
- Documenti e archivi
- Bacheca aziendale
- Configurazioni e impostazioni
- Turni e pianificazione
- Knowledge base interna
- Gestione altri manager
- Notifiche
I quattro preset predefiniti
Laborio offre quattro profili di ruolo già configurati, pronti all'uso:
HR Completo
Ideale per il responsabile Risorse Umane. Accesso in scrittura a:
- Dipendenti e anagrafiche
- Gruppi di lavoro
- Presenze e assenze
- Note spese e rimborsi
- Documenti e archivi
- Bacheca aziendale
- Turni e pianificazione
- Notifiche
Accesso in lettura a impostazioni, gestione altri manager e knowledge base interna. Questo ruolo permette di gestire quasi tutte le funzioni HR, eccetto la modifica delle impostazioni di sistema.
Capo Reparto
Perfetto per i responsabili di area o team. Accesso in scrittura a:
- Presenze e assenze
- Turni e pianificazione
- Bacheca aziendale
Accesso in lettura a dipendenti, gruppi di lavoro, documenti, notifiche e knowledge base. Un capo reparto può gestire i turni del suo team e le assenze, ma non ha accesso finanziario o amministrativo completo.
Solo Lettura
Utile per audit, consulenti o supervisori che devono consultare i dati senza poter apportare modifiche. Accesso in lettura a tutte le sezioni.
Responsabile Turni
Specializzato per chi gestisce esclusivamente l'orario di lavoro. Accesso in scrittura a:
- Turni e pianificazione
- Presenze e assenze
Accesso in lettura a dipendenti, gruppi di lavoro, bacheca aziendale e notifiche.
Creare permessi personalizzati
Se i quattro preset non soddisfano esattamente le tue esigenze, puoi creare un profilo personalizzato. Accedi alla sezione di gestione dei permessi, scegli Crea profilo custom e configura lettura/scrittura per ogni sezione.
I profili personalizzati sono univoci per la tua azienda e non interferiscono con i preset predefiniti. Puoi modificarli in qualsiasi momento e creare tutti quelli che ti servono.
I preset predefiniti rimangono invece immutabili e non possono essere eliminati: sono garantiti come base stabile per tutte le aziende.
Assegnare permessi a un manager
Una volta scelto il preset o il profilo custom, seleziona il manager e applica il profilo. Se il profilo viene successivamente eliminato (cosa possibile solo per i custom), il manager mantiene comunque i permessi assegnati in quel momento: il profilo è solo un template applicato al momento dell'assegnazione, non un collegamento dinamico.
Convertire un dipendente in manager
Se un dipendente nella tua anagrafe deve diventare manager, Laborio automatizza il processo:
- Vai alla lista dei dipendenti e seleziona la persona.
- Scegli l'opzione Converti in manager.
- Laborio valuterà lo stato dell'account:
- Se la persona ha già un accesso attivo nell'azienda, diventerà manager immediatamente senza ricevere email.
- Se ha un account ma non ancora in questa azienda, riceverà una notifica di activation.
- Se è completamente nuova al sistema, riceverà un'email di invito per impostare la propria password.
Una volta completata la conversione, assegna il profilo di permessi appropriato.
Buone pratiche
- Assegna sempre il profilo con il livello minimo di permessi necessario per il ruolo. Questo riduce i rischi di errori involontari.
- Rivedi periodicamente i profili assegnati, soprattutto in caso di cambiamenti organizzativi.
- Usa i preset predefiniti quando possibile: sono stati disegnati per coprire i casi d'uso più comuni.
- Documentati all'interno del team su chi ha quale permesso, per evitare confusione nelle approvazioni e nella responsabilità dei dati.