Come caricare e condividere le buste paga ai dipendenti

Laborio offre un sistema centralizzato per gestire le buste paga: carica i cedolini una volta e i tuoi dipendenti li ricevono istantaneamente, con tracciamento automatico delle letture. Puoi caricarli singolarmente oppure importare tutte le buste del mese in pochi clic, anche con supporto AI per precompilare automaticamente gli importi.

Due vie per caricare: rapida e in blocco

Caricamento singolo (dalla pagina Buste paga)

Se stai elaborando i cedolini del mese e hai buste paga isolate:

1. Vai su Buste paga nel menu principale
2. Clicca "Carica busta paga" in alto a destra
3. Si apre un form con il tipo documento già impostato a "Busta paga" e il titolo auto-generato (es. "Busta paga Maggio 2026")
4. Prosegui con i dettagli specifici (vedi sezione "Compila il form di caricamento" sotto)

Importazione in blocco (tutte le buste del mese in una volta)

Se hai ricevuto tutte i cedolini del mese dal vostro gestionale paghe:

1. Vai su Buste paga e apri il menu "Importa buste paga"

2. Scegli una delle due modalità:

   • Un unico PDF con tutte le buste: carica un solo file che le contiene tutte concatenate. Il sistema le riconosce automaticamente dal codice fiscale su ogni pagina e le divide per dipendente
   • Più file già divisi per dipendente: carica insieme più PDF, uno per ogni dipendente

3. Viene visualizzata una schermata con l'elenco delle buste rilevate e l'anteprima di ognuna

4. Clicca "Scansiona tutte con AI" per far leggere automaticamente all'AI gli importi netti e completare i dati mancanti (se il codice fiscale non è stato riconosciuto correttamente)

5. Verifica e correggi i pochi valori in dubbio (dipendente, mese, anno, netto)

6. Clicca "Salva N buste" per registrarle tutte insieme

Questo metodo vi consente di risparmiare decine di minuti rispetto al caricamento uno per uno, soprattutto in aziende con molti dipendenti.

Compila il form di caricamento

Sia che carichi una busta singola o acceda dal menu Documenti, il form è lo stesso:

• Selezione dipendente (obbligatorio): cerca il dipendente nella dropdown
• Tipo documento: Busta paga, Cedolino, Contratto, Comunicazione, Altro
• Titolo (obbligatorio): per le buste paga viene generato automaticamente dai campi mese e anno
• Mese e Anno: se è una busta paga, seleziona il periodo (questi dropdown ricalcolano anche il titolo)
• Stipendio netto e valuta: l'importo verrà conteggiato nei totali mensili della pagina Buste paga
• Visibile al dipendente: attivo di default. Quando è acceso, il dipendente riceve una notifica (push + email) con il messaggio "Nuova busta paga disponibile"
• Crittografato: attivo di default per proteggere i dati sensibili
• Richiede firma del dipendente (facoltativo): se attivato, potrai posizionare riquadri firma sul PDF dopo l'upload

Carica il file con anteprima

1. Trascina il PDF della busta paga nel riquadro oppure clicca per sfogliare i file
2. Non appena selezioni il file, compare un'anteprima inline a sinistra: vedrai il PDF renderizzato, le immagini visualizzate, o un link per aprire gli altri formati
3. Clicca "Apri a tutto schermo" sotto l'anteprima se desideri ispezionare meglio il documento prima di salvare
4. Una barra di avanzamento mostra il caricamento

Usa l'AI per precompilare i dati (se è un PDF di busta paga)

Quando carichi un PDF di busta paga, sopra l'anteprima compare una card "Compila con AI":

1. Clicca "Estrai dati con AI"
2. L'AI scansiona il documento (legge PDF, PDF scansionati, anche foto) e precompila automaticamente:
   • Dipendente (riconosciuto dal codice fiscale sulla busta)
   • Mese, anno, importo netto, valuta e date
3. Verifica sempre i valori prima di salvare

Note importanti:

• L'AI riconosce i principali software paghe italiani (TeamSystem, Zucchetti, INAZ, ecc.)
• Se il nome sul cedolino è in ordine cognome-nome (es. "VERGA FRANCESCO"), lo converte correttamente
• Se non trova una corrispondenza esatta, propone dipendenti simili sotto "Forse intendevi:"
• Questa funzione consuma dalla quota AI mensile gratuita; quando esaurita, dall'eventuale pacchetto token acquistato da Impostazioni → AI
• Puoi disattivarla da Impostazioni → AI → "Estrazione buste paga con AI"

Aggiorna ferie, ROL e permessi nella stessa operazione

Quando carichi una busta paga dalla pagina Buste paga, dopo aver selezionato il dipendente compare un pannello collassabile "Aggiorna ferie / ROL / permessi (facoltativo)":

1. Consulta il riquadro "Saldo attuale" che mostra i residui attuali del dipendente
2. Inserisci le correzioni (positive o negative) in ore nei quattro campi: Ferie, ROL, Permessi ex-festività, Permessi
3. Queste correzioni vengono applicate al saldo dello stesso mese/anno della busta
4. Al salvataggio, busta e correzioni dei bilanci si registrano in un unico passaggio

Se l'upload riesce ma le correzioni falliscono, la busta viene salvata comunque e riceverai un avviso per ripetere le correzioni da Scheda dipendente › Bilanci.

Condividi e traccia le letture

Una volta caricata, la busta paga appare nella lista della pagina Buste paga e nella pagina Documenti:

• Se "Visibile al dipendente" è attivo, il dipendente la vede in Documenti nel suo profilo
• Riceve una notifica istantanea (push + email)
• Ogni volta che il dipendente apre il documento, il sistema registra:
  • Data e ora della prima lettura
  • Numero di letture successive
  • Localizzazione (se autorizzata)

Per visualizzare chi ha letto e quando:

1. Clicca sul documento (dalla lista di Buste paga o Documenti)
2. Si apre un modal con l'anteprima a sinistra e i metadati a destra
3. Nella tab "Letture" vedi l'elenco dei dipendenti che hanno letto, timestamp e posizione

Modifica un documento già caricato

Per aggiornare titolo, importo, visibilità o altri dati:

1. Clicca su un documento (titolo o pulsante "Apri")
2. Nel modal che si apre, clicca "Modifica" in alto a destra
3. Edita i campi: titolo, tipo, importo netto, valuta, mese/anno, date, note, flag visibilità e crittografia
4. Clicca "Salva modifiche"

I dati si aggiornano immediatamente. Se modifichi la visibilità da nascosto a visibile, il dipendente riceve una nuova notifica.

Scarica e archivia

Dalla schermata di anteprima di qualsiasi documento:

• Clicca "Scarica" per salvare il PDF nel tuo computer
• Clicca "Apri in nuova scheda" per visualizzarlo nel browser prima del download

I documenti rimangono sempre disponibili nella cronologia di Laborio per consultazioni future e audit trail.