Aggiungere e gestire i dipendenti è una delle prime operazioni in Laborio. Questa guida ti mostra come invitarli sull'app, configurare i loro dati e mantenerli organizzati nel sistema.
Aggiungere un nuovo dipendente
Hai due strade: creazione manuale una per una, oppure importazione in blocco se stai migrando da un altro sistema.
Creazione manuale
- Vai alla sezione Dipendenti (nel menu laterale)
- Clicca il pulsante "Nuovo dipendente"
- Compila il form con i dati anagrafici essenziali:
- Nome, cognome, codice fiscale
- Indirizzo residenza (via, CAP, città)
- Email personale e aziendale
- Numero di telefono (opzionale)
- Aggiungi il contratto: tipo, data inizio, orari di lavoro
- Se disponibile, seleziona il CCNL per attivare la maturazione automatica di ferie e permessi (vedi la sezione "Gestire i bilanci" più sotto)
- Clicca "Salva"
Una volta salvato, il dipendente appare nella lista ma non ha ancora accesso all'app: devi invitarlo esplicitamente per attivare il suo account.
Importazione in blocco (Excel o CSV)
Se migri da un altro gestionale HR:
- Vai a Dipendenti > Importa (il pulsante sopra la lista)
- Scegli "Da Excel/CSV" dal menu a tendina
- Scarica il template o carica il tuo file
- La procedura mapping ti permette di associare le colonne del tuo file alle voci di Laborio (nomi, email, codici fiscali, IBAN, ecc.)
- Laborio valida ogni riga: ti avvisa se mancano campi obbligatori (codice fiscale, CAP, città) o se ci sono valori duplicati (email o codice fiscale già presenti in azienda)
- Se tutto è corretto, clicca "Importa" per aggiungere tutti i dipendenti in una sola operazione
Nota importanza sui dati:
- Il codice fiscale deve essere unico all'interno della tua azienda (non puoi avere lo stesso CF due volte nello stesso team)
- L'IBAN viene accettato in qualsiasi formato; gli spazi vengono rimossi automaticamente
- L'email aziendale deve essere univoca per azienda
- Se importi dipendenti che mancano di dati obbligatori, la procedura ti chiede di completarli prima di proseguire
Invitare un dipendente all'app
Dopo aver creato la scheda anagrafica, il passo successivo è invitare il dipendente a usare Laborio. Laborio genera automaticamente una password temporanea e la invia via email, insieme alle credenziali di accesso.
- Accedi a Dipendenti e trova il dipendente nella lista
- Clicca il menu "Azioni" (icona con i tre puntini) sulla sua riga
- Seleziona "Invita"
- Si apre un modal: controlla che email, nome e cognome siano corretti, poi clicca "Crea account e invia credenziali"
- Laborio:
- Crea l'account utente
- Genera una password temporanea robusta (12 caratteri)
- Invia un'email al dipendente con le credenziali
- Mostra la password a schermo (con pulsante "Copia" per condividerla rapidamente se l'email tarda ad arrivare)
Al primo accesso: Il dipendente apre l'app Laborio con le credenziali ricevute. Subito dopo il login, il sistema mostra una schermata bloccante che lo obbliga a cambiare la password temporanea prima di accedere al resto dell'app. La nuova password deve contenere almeno 8 caratteri, un numero e un simbolo.
Una volta cambiata, il dipendente ha accesso completo a Laborio. Può modificare la password in qualsiasi momento dalla sezione Sicurezza (web) o da Impostazioni > Cambia password (app mobile).
Se l'email non viene inviata
Se vedi l'avviso "Email NON inviata (configurazione SMTP mancante)", significa che il sistema di invio email non è configurato. In quel caso, comunica tu le credenziali al dipendente per telefono, WhatsApp o altro canale: l'account è comunque attivo e pronto all'uso.
Se il dipendente smarrisce la password
Se il dipendente ha perso o dimenticato la password:
- Torna a Dipendenti > Azioni sulla sua riga
- Scegli "Rigenera password"
- Laborio crea una nuova password temporanea e la invia via email (o la mostra a schermo se SMTP non è configurato)
- Il dipendente effettua il login con la nuova password e la cambia come al primo accesso
Per revocare l'accesso mantenendo intatta la scheda anagrafica, usa il menu "Disconnetti": il dipendente non potrà più accedere, ma i suoi dati rimangono salvati in azienda.
Organizzare i dipendenti
Visualizzare e filtrare la lista
Nella sezione Dipendenti trovi una lista completa con:
- Foto, nome e cognome
- Ruolo, gruppo di appartenenza
- Email aziendale, tipo di contratto, data inizio
- Status (Attivo/Inattivo)
- Numero di aree di timbratura (se applicate geolocalizzazioni)
Per cercare rapidamente:
- Usa la barra di ricerca in alto (nome, email, ruolo)
- Filtra per gruppo dal dropdown dedicato
- Scegli il numero di righe per pagina (10, 25 o 50)
Gestire i bilanci (ferie, permessi, ROL)
Ogni dipendente ha una scheda con una tab "Bilanci" che mostra i saldi mensili di:
- Ferie
- ROL (Riposo Compensativo)
- Permessi ex-festività
- Permessi
Come attivare la maturazione automatica:
- Vai a Impostazioni > CCNL
- Clicca "Carica CCNL principali italiani" per popolare il catalogo con i contratti più comuni
- Sulla scheda Contratti del dipendente, scegli il CCNL dal menu in cima (prima di "Tipo contratto")
- Laborio precompila automaticamente i monti annui di ferie, ROL, permessi e giorni di ferie
- Se il dipendente è part-time, imposta la percentuale part-time nella sezione "Maturazione ratei"
Come leggere i bilanci: Ogni mese nella tab Bilanci mostra i saldi stimati a fine mese. Cliccando "Dettagli" appare una tabella con:
- Precedente (saldo inizio mese)
- Maturato (accrual mensile = 1/12 del monte annuo)
- Goduto (giorni/ore utilizzati)
- Correzioni (modifiche manuali)
- Residuo (formula: Precedente + Maturato − Goduto ± Correzioni)
I valori dei CCNL sono indicativi: verifica sempre con il tuo contratto collettivo o con un consulente del lavoro prima di attivare la maturazione.
Se hai già i saldi esatti (da una busta paga o da importazione), usa il pulsante "Correggi" per impostare i valori manuali — questi prevalgono sulla stima automatica.
Promuovere un dipendente a manager
Se un dipendente diventa responsabile di team o processi, puoi promuoverlo a manager:
- Vai a Dipendenti > Azioni sulla sua riga
- Seleziona "Converti in manager"
- Scegli un preset di permessi (es. "Manager turni", "Manager presenze", ecc.)
- Conferma la promozione
Da quel momento il dipendente ha accesso alle funzioni di gestione (timbrature del team, approvazione presenze, ecc.) oltre ai suoi dati personali.
Nota importante su abbonamento
Se il tuo abbonamento non è attivo o il trial di 30 giorni è scaduto, sulla pagina Dipendenti compare un avviso giallo: "Nessun abbonamento attivo: l'aggiunta di dipendenti è bloccata." Puoi continuare a visualizzare i dati dei dipendenti già presenti, ma non puoi aggiungerne di nuovi finché non attivi un piano. Prova Laborio gratuitamente per 30 giorni, a partire da 4 €/dipendente al mese.