Come invitare e gestire i dipendenti su Laborio

Su Laborio gestisci l'anagrafica completa di ogni dipendente: residenza, domicilio, codice fiscale, IBAN, contatti personali e aziendali, ruoli, contratti multipli. Questa guida spiega come invitare un dipendente a usare la piattaforma, organizzare l'elenco e configurare i permessi self-service.

Invitare un dipendente

L'invito crea automaticamente un account e invia al dipendente le credenziali per accedere.

Procedura di invito

1. Accedi a Dipendenti dal menu laterale.
2. Individua il dipendente nell'elenco e clicca il bottone Azioni (menu verticale) sulla sua riga.
3. Seleziona "Invita" dal dropdown.
4. Nel modal che si apre, verifica i dati:
   • Email (indirizzo login)
   • Nome e cognome
   • Gruppo (opzionale)
5. Clicca "Crea account e invia credenziali".

Cosa accade dopo l'invito

• Laborio crea l'account e genera una password temporanea robusta (12 caratteri).
• Una mail viene inviata al dipendente con email e password.
• In pagina puoi copiare email e password: utile se l'email arriva lentamente.
• Al primo login, il dipendente visualizza uno schermo obbligatorio "Cambia password" (su web e mobile). Non può accedere al resto della piattaforma finché non sostituisce la password temporanea con una nuova (minimo 8 caratteri, almeno 1 numero e 1 simbolo).
• Dopo il primo cambio, il dipendente può modificare la password in qualsiasi momento dalla sezione Sicurezza nel profilo (web) o da Impostazioni > Cambia password (app mobile).

Situazioni comuni

• Email non inviata (SMTP non configurato): comunica le credenziali al dipendente via telefono, WhatsApp o di persona. L'account rimane attivo.
• Dipendente ha già un account: nel menu Azioni vedrai "Rigenera password" (invia una nuova password temporanea) e "Disconnetti" (revoca l'accesso, la scheda resta intatta).

Elenco dipendenti e filtri

La pagina Dipendenti mostra in alto tre statistiche: totale, dipendenti attivi, e quelli con geofencing attivo (se usi timbrature da app).

Ricerca e filtri

• Barra di ricerca: digita nome, email o ruolo.
• Filtro per gruppo: seleziona dal dropdown "Tutti i gruppi" per visualizzare solo chi appartiene a quel gruppo.
• Paginazione: scegli quante righe per pagina (10, 25, 50) e naviga con i pulsanti "Indietro" e "Avanti".

Cosa vedi in ogni riga

• Foto, nome, cognome, ruolo e gruppo di appartenenza.
• Email e tipo di contratto.
• Data inizio rapporto e status (Attivo/Inattivo).
• Badge geofence (se applicabile).
• Numero di aree di timbratura configurate.

Operazioni di massa e upload

Laborio consente di aggiungere e aggiornare dipendenti in blocco.

Importa da Excel o CSV

1. Clicca il bottone "Importa" in cima all'elenco.
2. Seleziona "Da Excel/CSV" dal menu.
3. Il wizard guida la mappatura colonne: le intestazioni italiane vengono riconosciute automaticamente.
4. Laborio valida ogni riga (controlla duplicati su codice fiscale, email, IBAN).
5. Se mancano dati obbligatori (CAP, città, indirizzo), un'apposita sezione ti chiede di completarli prima di procedere.
6. Rivedi l'anteprima e conferma l'import.

Importa da Dipendenti in Cloud

Se usi il gestionale Dipendenti in Cloud puoi trasferire i dati in blocco:

1. Clicca "Importa" > "Da Dipendenti in Cloud".
2. Carica lo ZIP esportato dal gestionale.
3. Una schermata di anteprima ti mostra cosa sarà importato:
   • Dati anagrafici dipendenti
   • Saldi ferie e permessi
   • Buste paga (PDF)
   • Note spese (con ricevute)
   • Timbrature
   • Congedi storici (opzionali — disattivati di default per evitare conteggi doppi)
4. Completa i dati obbligatori mancanti (CAP, città, indirizzo) se necessario.
5. Se l'import aggiunge nuovi dipendenti, Laborio ti mostra il costo aggiuntivo dell'abbonamento da confermare.
6. Conferma l'import.

Invitazioni pendenti

Nel bottone "Inviti (X)" (sopra l'elenco) trovi un riepilogo di tutte le invitazioni in attesa di accettazione. Puoi monitorare chi non ha ancora completato il primo accesso.

Scheda dipendente: tab Permessi

Una volta che il dipendente ha accesso, puoi configurare cosa può fare nella sua area self-service (web e app mobile). Accedi alla scheda del dipendente e seleziona il tab "Permessi".

Permessi Presenze

• "Può richiedere assenze": consente al dipendente di inviare richieste di ferie, permessi, malattia. (Attivo di default).
• "Può vedere i propri saldi": mostra i residui di ferie, ROL e permessi. (Disattivo di default — attivalo se vuoi che il dipendente veda i bilanci).

Permessi Turni

• "Può vedere i propri turni": mostra il calendario dei turni personali. (Attivo di default).
• "Può richiedere scambi turno": permette di proporre uno scambio di turno a un collega (l'altro deve accettare). (Disattivo di default).
• "Vede i turni di altri": scegli Nessuno (vede solo i propri), Stesso gruppo, Tutti o Selezionati. (Default: Nessuno).

Note spese

Scegli Nessuna, Solo visualizza o Può richiedere (rimborsi con ricevuta allegata). (Default: Nessuna).

Salvare le modifiche

Quando modifichi un permesso, compare un indicatore ambra "Modifiche non salvate" in basso con il bottone Salva. Le modifiche hanno effetto immediato al successivo accesso o refresh del dipendente.

Altre operazioni sulla scheda dipendente

Menu Azioni (su ogni dipendente)

• "Apri scheda": visualizza il profilo completo.
• "Modifica": aggiorna nome, email, contatti, dati anagrafici.
• "Converti in manager": eleva il dipendente a ruolo manager con permessi predefiniti.
• "Elimina": rimuove il dipendente e i file collegati (richiede conferma).

Tab Bilanci

Visualizza i saldi mensili di ferie, ROL, permessi ex-festività e permessi, calcolati in ore o giorni (a seconda della configurazione aziendale). Puoi espandere ogni mese, consultare il dettaglio contabile (Precedente + Maturato − Goduto ± Correzioni = Residuo) ed esportare i dati in CSV. Usa il bottone "Correggi" per inserire saldi manuali, positivi o negativi, se servono rettifiche.

Tab Contratti

Gestisci i contratti attivi e storici, orari di lavoro, applicazione del CCNL, monti annui di ferie e permessi, part-time e maturazione.

Messaggio rapido

In alto a destra della scheda trovato il bottone "Scrivi messaggio": apre una chat per comunicare direttamente con il dipendente all'interno di Laborio.

Troubleshooting

"Perché il dipendente non vede i saldi / non può chiedere lo scambio / non vede i colleghi?" → Accedi al tab Permessi della scheda e verifica che gli interruttori siano attivati. I permessi "Può richiedere assenze" e "Può vedere i propri turni" sono attivi di default; tutto il resto parte disattivato.

"Nessun abbonamento attivo" → Se vedi un banner giallo in cima, l'aggiunta di dipendenti è bloccata. Attiva un abbonamento o prova Laborio gratis per 30 giorni.