Come pianificare i turni di lavoro del personale

La pianificazione dei turni è il cuore della gestione operativa: con Laborio puoi costruire rapidamente i turni della tua squadra, da una struttura regolare a scenari complessi, il tutto visibile a colpo d'occhio e subito comunicato al personale.

Il principio fondamentale: i turni comandano la presenza

Prima di iniziare, è importante capire un concetto chiave: il turno è l'unica fonte di verità per la presenza pianificata. L'orario contrattuale di un dipendente (ad esempio "lun-ven 9-17") è solo un modello da cui generare i turni, non una presenza automatica.

Di conseguenza:

• Se un dipendente non ha un turno assegnato in un giorno, quel giorno non conta come lavorato — non apparirà nel calendario presenze, nei KPI o negli export paghe.
• I giorni festivi non vengono mai conteggiati come lavorati, anche se esiste per errore un turno in quella data.
• Le ore effettive rimangono quelle delle timbrature; ferie, permessi e malattia hanno sempre la precedenza.

Questo significa che il flusso corretto è: contratto → turni generati dal contratto → turni pubblicati → dipendenti vedono la loro agenda.

Passo 1: Crea i template settimanali

I template sono modelli riutilizzabili che velocizzano l'assegnazione. Puoi avere un template per il turno mattina, uno per il pomeriggio, uno flessibile, ecc.

1. Vai a Turni nella barra laterale

2. Clicca il link "Template settimanali"

3. Clicca "Nuovo template"

4. Compila i dettagli:

   • Nome: assegna un nome chiaro (es. "Mattina 8-14", "Flessibile 6h")
   • Descrizione (opzionale): aggiungi note interne
   • Tipo: scegli Fixed (orari precisi con pause) oppure Flexible (ore totali al giorno)

5. Se scegli Fixed, configura per ogni giorno della settimana:

   • Ora inizio e ora fine
   • Pause (aggiungi ogni pausa: inizio e fine)

6. Se scegli Flexible, inserisci il numero totale di ore per ogni giorno

7. Clicca "Salva template"

Ripeti questo processo per ogni tipo di turno che usi regolarmente.

Passo 2: Genera i turni dal contratto (il modo più veloce)

Se i tuoi dipendenti hanno un orario contrattuale definito e regolare, usa questa funzione per popolare automaticamente i turni: è il metodo consigliato e il più affidabile.

1. Torna a Turni nella sidebar

2. Seleziona la settimana con i pulsanti "Indietro" e "Avanti"

3. Clicca il bottone "Genera dal contratto" in alto

4. Si apre una finestra di configurazione:

   • Dal / Al: scegli il periodo
   • Dipendenti: seleziona "Tutti", "Per gruppo" oppure una "Selezione" specifica
   • Stato: "Bozza" (i dipendenti non li vedono ancora) o "Pubblicato" (visibili subito)
   • Opzioni: attiva "Salta i giorni festivi" (consigliato, già spuntato) e, se necessario, "Sovrascrivi i turni già esistenti"

5. Clicca "Genera"

6. Vedrai un riepilogo: quanti turni sono stati creati, aggiornati e quanti sono stati saltati (festivi, giorni non lavorativi, turni già presenti)

Questo processo genera automaticamente i turni rispettando i giorni festivi e i giorni non lavorativi previsti nel contratto di ogni dipendente.

Passo 3: Assegna turni manuali (per aggiustamenti e casi speciali)

Dopo aver generato i turni dal contratto, potresti avere esigenze specifiche da gestire manualmente.

1. Nella vista settimanale, clicca su una cella (incrocio tra dipendente e giorno)
2. Si apre un pannello rapido dove puoi scegliere:
   • Manual: inserisci l'ora inizio, ora fine, durata e pause
   • Template: scegli un template già creato
3. Compila i dati e clicca "Salva"

Il turno appare sulla griglia con il colore assegnato al tipo di turno.

Suggerimento per batch: se devi copiare lo stesso turno su più giorni, usa il bottone "Copia turno" su un turno esistente, seleziona il range di giorni e i giorni della settimana (lunedì-venerdì, solo weekend, ecc.) prima di salvare.

Passo 4: Pubblica i turni

Una volta che tutti i turni sono assegnati (sia generati che manuali), devi pubblicarli affinché i dipendenti li vedano.

• Se hai turni in bozza, vedrai il badge "Vedi bozze (N)" in alto
• Clicca su questo badge per aprire l'elenco delle bozze
• Seleziona i turni che vuoi pubblicare e clicca "Pubblica selezionate", oppure usa "Pubblica tutte le bozze"
• Tutti i dipendenti riceveranno una notifica con il nuovo calendario

Strumenti avanzati

Modifica rapida (vista mensile)

Se preferisci un'overview più ampia, attiva la vista "Modifica rapida" per vedere un mese intero in una griglia. Puoi:

• Selezionare più giorni (anche non consecutivi) con click o trascinamento
• Applicare un template a tutte le celle selezionate in un colpo solo
• Eliminare turni in batch

Scambio turni tra dipendenti

I dipendenti possono richiedere di scambiare il proprio turno con un collega. Lo scambio richiede l'approvazione dell'altro dipendente e viene gestito direttamente nell'app.

Genera con AI (per scenari complessi)

Se devi organizzare una turnazione elaborata (ad esempio: "copri dalle 9 alle 19 dal lunedì al sabato con 2 persone sempre presenti"), clicca "Genera con AI" per ricevere una bozza intelligente basata sulla tua richiesta scritta. Puoi poi accettare, rifiutare o raffinare singoli turni prima di pubblicare.

Consiglio finale: mantieni i template settimanali aggiornati e usa "Genera dal contratto" come base per ogni periodo. Questo assicura che i turni siano sempre in sincronia con i contratti e riduci gli errori dovuti a inserimenti manuali.