Come pianificare i turni di lavoro del personale

La pianificazione dei turni è il cuore della gestione operativa: determina chi lavora quando, quali turni sono stati assegnati e quali sono ancora in bozza. In Laborio, il turno è l'unica fonte ufficiale di presenza pianificata: se non esiste un turno per un dipendente in un certo giorno, quel giorno non conta come lavorato nei registri presenze, nei KPI e negli export paghe.

Questa guida ti mostra come creare template di orario riutilizzabili e assegnare turni ai tuoi dipendenti, sia manualmente sia in automatico.

Template settimanali: il modello di partenza

Prima di assegnare turni, conviene creare uno o più template settimanali, ossia modelli che descrivi come si articola una settimana di lavoro (orari fissi, pause, giorni di riposo).

Creare un nuovo template

1. Accedi a Turni dalla barra laterale

2. Clicca il link "Template settimanali"

3. Clicca il bottone "Nuovo template"

4. Compila i campi:

   • Nome: scegli un nome descrittivo (es. "Turno Mattina", "Turno Notturno", "Flessibile 40h")
   • Descrizione: nota opzionale (es. "Orario fisso 8–17 con pausa pranzo")
   • Tipo orario: scegli tra Fisso (inizio e fine precisi + pause) o Flessibile (ore totali al giorno)

5. Se scegli Fisso, compila per ogni giorno della settimana:

   • Ora inizio e ora fine
   • Pause (aggiungi una pausa per ogni intervallo di interruzione: inizio e fine della pausa)

   Se scegli Flessibile, inserisci solo le ore totali per ogni giorno (es. lunedì 8 ore, martedì 8 ore, ecc.)

6. Clicca "Salva template"

Consiglio: crea template per i tuoi principali profili (es. "Diurno Standard", "Pomeriggio", "Full-time Flessibile"). Li riutilizzerai poi per assegnare turni rapidi ai dipendenti.

Assegnare turni ai dipendenti

Metodo 1: Assegnazione manuale settimana per settimana

Il modo più diretto è usare la vista settimanale della pagina Turni.

1. Vai a Turni dalla barra laterale

2. Seleziona la settimana che vuoi pianificare usando i bottoni "Indietro" / "Avanti" in alto

3. Osserva la griglia: ogni riga è un dipendente, ogni colonna è un giorno della settimana (lunedì–domenica)

4. Clicca su una cella (incrocio dipendente + giorno) per aprire il form rapido

5. Nel form, scegli come inserire il turno:

   • Manuale: specifica ora inizio, ora fine, pause (e durata prevista dal contratto)
   • Template: seleziona uno dei template settimanali che hai creato (es. "Turno Mattina")

6. Clicca "Salva" — il turno viene salvato come Bozza (i dipendenti non lo vedono ancora)

7. Ripeti per gli altri dipendenti e giorni

Metodo 2: Copia rapida di un turno

Se hai già assegnato un turno e vuoi copiarlo su più giorni:

1. Fai clic destro (o long-press su mobile) sul turno
2. Seleziona "Copia turno"
3. Scegli l'intervallo di date e i giorni della settimana (es. solo lun–ven, escludendo il fine settimana)
4. Clicca "Applica" — il turno viene replicato su tutti i giorni selezionati

Metodo 3: Genera dal contratto (per orari fissi)

Se i tuoi dipendenti hanno orari contrattuali regolari, usa il bottone "Genera dal contratto" per popolare automaticamente i turni:

1. Vai a Turni e clicca il bottone "Genera dal contratto" (in alto)

2. Scegli:

   • Periodo: dal X al Y
   • Dipendenti: Tutti / Per gruppo / Selezione specifica
   • Stato: Bozza (non visibili ai dipendenti) oppure Pubblicato (visibili subito)
   • Opzioni:
     • Salta i giorni festivi: attivato di default (consigliato)
     • Sovrascrivi i turni già esistenti: disattivato di default (i turni già assegnati non vengono cambiati)

3. Clicca "Genera" — il sistema crea automaticamente i turni in base all'orario del contratto di ogni dipendente, saltando festivi e giorni non lavorativi

4. Un riepilogo ti mostra quanti turni sono stati creati e quanti erano già presenti

Importante: il sistema genererà turni solo nei giorni in cui il dipendente è previsto lavorare dal contratto. I giorni festivi e quelli senza orario contrattuale vengono ignorati.

Pubblica i turni

Finché i turni rimangono in Bozza, i dipendenti non li vedono.

• Nel riquadro dei turni in bozza (badge ambra "Vedi bozze (N)"), puoi pubblicare turni singoli o in blocco
• Usa il bottone "Pubblica tutte le bozze" per pubblicare tutti i turni di un periodo in una sola azione
• Quando pubblichi, tutti i dipendenti coinvolti ricevono una notifica sulla loro app mobile e sul portale web

Permessi e visibilità

I permessi di accesso ai turni si gestiscono nella scheda di ogni dipendente, sezione Permessi:

• Può vedere i propri turni: il dipendente vede il suo calendario turni sul portale e sull'app
• Può richiedere scambi turno: il dipendente può proporre lo scambio di un turno con un collega; il collega riceve la richiesta e può accettare o rifiutare; il manager approva lo scambio finale
• Vede i turni di altri: il dipendente (es. responsabile di reparto) vede anche i turni dei colleghi

Se abiliti gli scambi, il dipendente può usare la sezione Scambi turni sia sull'app mobile che sul portale web (area self-service).

Vista mensile e modifica rapida

Per una visione d'insieme e per assegnare turni a molti dipendenti contemporaneamente, usa la vista Modifica rapida (toggle in alto):

• Visualizzi un'intera mese in una griglia
• Seleziona le celle (giorni) dove vuoi applicare lo stesso modello: clicca singole celle o trascina il mouse per selezionarne un blocco
• Scegli un modello dal dropdown
• Clicca "Applica ai selezionati" — il modello si applica a tutte le celle scelte in un colpo

Questo metodo è perfetto per pianificare velocemente turni uguali su più dipendenti e settimane.

Inizia a usare Laborio con una prova gratuita di 30 giorni — nessun costo, accesso completo alla pianificazione dei turni, template e generazione automatica.