Gestire efficacemente ferie, permessi e malattia dei dipendenti è fondamentale per mantenere l'ordine nelle presenze e rispettare i diritti contrattuali. Laborio ti mette a disposizione un'interfaccia semplice per registrare, approvare e monitorare tutte le assenze in un'unica vista.
Come funziona la gestione delle assenze
In Laborio, le assenze si dividono in tre categorie principali:
- Ferie: giorni di riposo retribuito che il dipendente ha diritto a usufruire annualmente.
- Permessi: congedi orari o giornalieri (ad esempio ROL, permessi legge 104, riposi compensativi) che riducono le ore lavorate.
- Malattia: periodi di assenza per motivi di salute, spesso con obbligo di comunicazione INPS.
Una volta inserita un'assenza, puoi approvarla, rifiutarla o lasciarla in sospeso fino alla revisione.
Registrare una nuova assenza
Da pannello HR/manager
- Accedi alla pagina Presenze.
- Clicca il bottone "Nuova assenza" in alto.
- Nella finestra che si apre, seleziona il dipendente dalla lista.
- Scegli il tipo: Ferie, Permesso o Malattia.
- Indica la data da e la data a (per assenze su più giorni).
- Se il permesso è ad ore (non su intera giornata), specifica l'ora inizio e l'ora fine.
- Nel campo Motivo (opzionale) puoi aggiungere note (ad esempio "Visita medica", "Congedo legge 104").
- Se inserisci una malattia, il campo Protocollo INPS è facoltativo inizialmente — puoi aggiungerlo in seguito. Le malattie senza protocollo compaiono come promemoria nella pagina Presenze.
- Scegli lo stato:
- Pending se la richiesta deve essere ancora approvata.
- Approved per approvarla subito.
- Rejected per rifiutarla.
- Clicca Salva.
Dal dipendente (self-service)
Il dipendente può richiedere un'assenza direttamente dall'app o dal portale personale. La richiesta arriva al manager come Pending e rimane visibile nella pagina Presenze finché non la approvi o rifiuti.
Importante: i permessi ad ore (quelli che riducono le ore di lavoro nel giorno) possono essere richiesti solo in giorni in cui il dipendente è in turno e solo entro l'orario del turno stesso. Se il dipendente tenta di richiederlo fuori turno, riceverà un messaggio di errore. I giustificativi a giornata intera (ferie, malattia, congedi) non hanno questo vincolo.
Visualizzare e gestire le assenze
Calendario presenze
La pagina Presenze mostra un calendario mensile o settimanale con una griglia dipendenti × giorni. Ogni assenza è colorata secondo il tipo:
- Ferie: un colore specifico (solitamente azzurro).
- Permesso: un altro colore (solitamente verde).
- Malattia: un terzo colore (solitamente rosso).
Lo stato della richiesta è indicato anche dal colore di sfondo della cella:
- Giallo: richiesta in sospeso (Pending).
- Verde: approvata (Approved).
- Rosso: rifiutata (Rejected).
Filtrare per gruppo o ruolo
Usa i dropdown in alto per filtrare i dipendenti per Gruppo o Ruolo, oppure cerca per nome nel campo Ricerca.
Statistiche in tempo reale
Sotto la barra dei filtri troverai tre numeri:
- Richieste presenze pendenti: quante assenze sono ancora in attesa di approvazione.
- Richieste approvate: quante hai già approvato nel periodo visibile.
- Timbrature totali: il numero complessivo di timbrature registrate.
Approvare o rifiutare una richiesta di assenza
Dalla cella del calendario
- Clicca sulla cella giorno/dipendente che contiene l'assenza.
- Si apre un pannello con i dettagli della richiesta.
- Clicca Approva per autorizzarla oppure Rifiuta per negarla.
- Se rifiuti, puoi aggiungere una nota che il dipendente vedrà.
Dal menu azioni
In alternativa, seleziona l'assenza e usa il menu a tre puntini per:
- Modifica: cambiare date, ore o motivo.
- Approva: autorizzare la richiesta.
- Rifiuta: negare la richiesta.
- Elimina: cancellare definitivamente il record (attenzione: azione irreversibile).
Assenze automaticamente coperte (nessuna anomalia)
Quando un dipendente è assente in un giorno per cui è in turno, ma ha un giustificativo a giornata intera approvato (ferie, permesso intero giorno, malattia), non risulta segnato come assente. Il giustificativo "copre" automaticamente il turno mancato — quindi:
- L'anomalia "Assenza in giorno previsto" non compare.
- Il dipendente non è conteggiato nel riquadro "Assenti oggi" del Riepilogo nella pagina Timbrature.
- Non compaiono neanche segnalazioni di ore inferiori al previsto.
Condizione importante: il giustificativo deve essere approvato (una richiesta in sospeso non copre nulla).
Se invece il permesso è ad ore (non su intera giornata), copre solo la sua fascia oraria. Se restano ore scoperte quel giorno, l'anomalia rimane per la parte non coperta.
Gestione dei turni notturni
Quando un dipendente lavora in turni notturni (ad esempio dalle 22:00 alle 06:00 del giorno dopo), la registrazione di entrata e uscita potrebbe spingersi oltre la mezzanotte. Se inserisci un'assenza o uno straordinario che cade a cavallo della mezzanotte (ad esempio dalle 23:00 all'01:00 del giorno successivo), il sistema accetta automaticamente l'orario senza richiedere di dividere la registrazione in due giorni. Basta indicare l'ora di inizio e di fine sulla stessa data; se l'ora di fine è minore o uguale all'ora di inizio, il sistema assume che cada il giorno successivo.
Monitorare malattie e protocolli INPS
Se un dipendente è in malattia, il campo Protocollo INPS (numero di riferimento della comunicazione INPS) è facoltativo al momento dell'inserimento. Puoi aggiungerlo in un secondo momento modificando il record. Le malattie senza protocollo compaiono come promemoria nella pagina Presenze, così non dimentichi di completare la documentazione.
Esportare il report presenze
Una volta gestite tutte le assenze e le timbrature, puoi esportare un foglio presenze in Excel che include:
- Ore previste (dai turni).
- Ore effettive (dalle timbrature).
- Dettaglio di ferie, permessi e malattie approvate.
- Anomalie verificate o da controllare.
Questo report è utile per il calcolo degli stipendi, la rendicontazione e l'audit interno.
Suggerimenti pratici
- Revisiona settimanalmente le richieste in sospeso, in modo che i dipendenti sappiano rapidamente se sono state approvate.
- Aggiungi sempre un motivo alle assenze (soprattutto malattie), per mantener chiaro lo scopo nel vostro storico.
- Usa le statistiche in alto per monitorare a colpo d'occhio il carico di richieste pendenti.
- Verifica i turni prima di inserire permessi ad ore: il sistema li consente solo se il dipendente è in turno quel giorno.
Con Laborio, la gestione delle ferie, dei permessi e delle malattie diventa trasparente, tracciata e conforme alle normative contrattuali italiane.