Gestire le assenze dei dipendenti è una delle attività quotidiane più importanti per un responsabile HR. In Laborio, puoi registrare, monitorare e approvare ferie, permessi e malattie direttamente dall'area Presenze, con una visione d'insieme chiara e rapida. Ecco come funziona.
Accedere alla gestione delle presenze
Dalla dashboard, seleziona Presenze. Qui troverai un calendario mensile (o settimanale, a tua scelta) che mostra tutti i dipendenti e le loro assenze. Nella parte alta vedrai anche un riepilogo statistico con il numero di richieste in sospeso, approvate e il totale delle timbrature registrate.
Puoi filtrare la vista per gruppo o ruolo, oppure cercare un dipendente specifico nella barra di ricerca.
Aggiungere un'assenza
Creazione rapida
Clicca su "Nuova assenza" in alto a sinistra. Si aprirà un modulo dove potrai:
- Selezionare il dipendente dalla lista (con ricerca).
- Scegliere il tipo di assenza:
- Ferie: giorni interi di riposo retribuito.
- Permesso: ore di assenza (ad esempio 2 ore per una visita medica).
- Malattia: giorni di assenza per motivi di salute.
- Indicare il periodo: inserisci la data di inizio e (se necessario) quella di fine.
- Specificare gli orari (per i permessi): inserisci l'ora di inizio e di fine.
- Aggiungere un motivo (facoltativo): utile per documentare il perché dell'assenza.
- Per le malattie: se disponibile, puoi aggiungere il protocollo INPS (numero di certificazione medica). Non è obbligatorio al momento della registrazione; puoi aggiungerlo in seguito.
Assenza direttamente dal calendario
Clicca su una cella specifica (giorno + dipendente) nel calendario. Se l'assenza non esiste ancora, potrai crearla direttamente. Se esiste già, potrai modificarla o aggiungervi note.
Approvare o rifiutare richieste
Quando un dipendente richiede un'assenza tramite l'app o il portale self-service, la richiesta appare in calendario con uno stato giallo (in sospeso).
Come approvare
- Clicca sulla richiesta nel calendario.
- Seleziona "Approva" dal menu azioni.
- Conferma l'azione.
La richiesta diventerà verde e il dipendente riceverà una notifica email di approvazione.
Come rifiutare
Segui lo stesso procedimento, ma scegli "Rifiuta". La richiesta apparirà in rosso e il dipendente sarà notificato.
Inserire un'assenza senza richiesta
Se sei tu (come HR o manager) a inserire l'assenza direttamente, non verrà inviata una notifica al dipendente. Potrai scegliere lo stato finale (approvato o rifiutato) nel modulo di creazione.
Monitorare assenze e anomalie
Nel calendario, ogni assenza è colorata per tipo:
- Blu: ferie
- Verde: permessi
- Rosso: malattie (con un reminder se manca il protocollo INPS)
I giorni festivi sono evidenziati in rosso nella colonna data e non contano come assenze.
Dettagli per giorno
Clicca su una giornata specifica per visualizzare:
- Storico delle modifiche: chi ha registrato l'assenza, quando, e se è stata approvata o rifiutata.
- Note e commenti: tu e il dipendente potete scambiarvi commenti per chiarimenti.
- Anomalie: se il sistema rileva discrepanze (ad esempio, ore inferiori al previsto), le vedrai segnalate in questa sezione.
Assenze e timbrature
Le assenze hanno sempre la precedenza rispetto alle timbrature. Se un dipendente ha una giornata di ferie registrata, le sue timbrature per quel giorno non vengono conteggiate come lavoro effettivo.
Allo stesso modo, se un dipendente non timbra un giorno in cui ha un turno previsto, ma non ha nemmeno un'assenza registrata, il sistema lo segnalerà come anomalia.
Permessi e malattie senza protocollo
Se registri una malattia senza aggiungere il numero di protocollo INPS, il sistema te lo ricorderà con un reminder nella vista presenze. Puoi aggiungerlo in qualsiasi momento cliccando sull'assenza e modificandola.
Esportare il foglio presenze
Una volta completata la raccolta delle assenze, puoi generare un foglio presenze che raccolga tutti i dati: ore lavorate, assenze, anomalie e note. Questa funzione è utile per scopi amministrativi, contabili o per la gestione della busta paga integrata.
Inizio subito: attiva una prova gratuita di 30 giorni e gestisci ferie, permessi e malattia da un'unica schermata. Semplice, veloce e conforme alle normative italiane.