L'importazione massiva di dipendenti è una funzionalità essenziale per le PMI che desiderano caricare rapidamente il proprio organico in Laborio senza inserire manualmente ogni record. La procedura guidata rende il processo semplice e controllato, minimizzando gli errori.
Quando usare l'importazione
L'importazione è ideale quando:
- Acquisisci molti dipendenti contemporaneamente (onboarding iniziale);
- Hai un elenco strutturato in Excel o CSV da un sistema HR precedente;
- Vuoi popolare rapidamente la base dati con dati puliti e verificati.
Preparazione del file
Prima di iniziare, assicurati che il file CSV o Excel sia ben strutturato:
- Prima riga: header con nomi delle colonne (es. Nome, Cognome, Email, Ruolo, Data inizio);
- Dati puliti: senza spazi inutili, formati coerenti per date (preferibilmente GG/MM/AAAA);
- Email valide: se intendi inviare inviti automatici, le email devono essere corrette;
- Campi obbligatori: Nome e Cognome sono essenziali; altri campi (Email, Ruolo) potranno essere configurati in fase di mapping.
Procedura passo per passo
1. Accedi alla sezione Dipendenti
Dalla dashboard di Laborio, clicca su Dipendenti nel menu laterale.
2. Avvia l'importazione
Sopra la lista dei dipendenti, troverai il bottone Importa. Cliccalo per aprire la procedura guidata.
3. Step 1: Carica il file
Si apre una schermata di upload. Puoi:
- Trascinare il file direttamente nel riquadro (drag-drop);
- Cliccare per sfogliare il computer e selezionare il file.
Il sistema leggerà il file e mostrerà un'anteprima delle prime righe, permettendoti di verificare che il contenuto sia leggibile.
4. Step 2: Mappa i campi
Questa è la fase più importante. Il sistema ha riconosciuto gli header del tuo file e ora devi associare ogni colonna ai campi di Laborio:
- Clicca su ogni colonna nel preview;
- Seleziona il campo corrispondente dal dropdown (Nome, Cognome, Email, Ruolo, Gruppo, Data inizio, Tipo contratto, ecc.);
- Se vuoi riordinare le colonne, puoi usare il drag-drop;
- Lascia "Non assegnato" per le colonne che non ti servono.
5. Step 3: Configura le opzioni
Prima di procedere, imposta i valori predefiniti:
- Gruppo predefinito: se la colonna Gruppo non è presente nel file, seleziona il gruppo che dovranno avere automaticamente i dipendenti importati;
- Tipo contratto predefinito: ad esempio "Tempo indeterminato", "Tempo determinato", ecc.;
- Stato dipendente: puoi importare come "Attivo" o "Inattivo" (utile se non sei pronto ad attivarli subito);
- Invia inviti automatici: attiva il toggle se vuoi che il sistema invii automaticamente gli inviti ai dipendenti con email valide (riceveranno un link per completare il profilo e impostare la password).
6. Step 4: Revisione e conferma
Esamina l'anteprima finale con le righe che stai per importare. Se tutto è corretto, clicca Importa per avviare il processo.
Dopo l'importazione
Il sistema elaborerà il file e mostrerà:
- Numero di dipendenti creati;
- Eventuali errori o avvisi (es. email duplicata, campo obbligatorio mancante);
- Opzione di tornare alla lista Dipendenti.
I nuovi dipendenti compariranno nella lista e potranno essere subito gestiti per quanto riguarda presenze, turni, documenti e stipendi.