La gestione dei rinnovi è una delle attività più critiche per la compliance aziendale. Contratti, documenti, visite mediche, dispositivi di protezione individuale e corsi di formazione devono essere rinnovati secondo scadenze precise: Laborio ti aiuta a pianificarli e monitorarli da un'unica interfaccia.
Accedere alla sezione Rinnovi
Dalla navigazione principale di Laborio, seleziona Compliance > Rinnovi. Visualizzerai immediatamente una panoramica con cinque statistiche principali:
- Da pianificare: rinnovi registrati ma senza data pianificata
- Pianificati: rinnovi con data pianificata futura
- In corso: rinnovi in elaborazione
- Completati: rinnovi conclusi con successo
- Scaduti: rinnovi oltre la data di scadenza
Sotto le statistiche, troverai la lista completa dei rinnovi con possibilità di filtrarli.
Filtrare i rinnovi
Laborio offre filtri potenti per trovare rapidamente ciò che serve:
- Stato: visualizza solo i rinnovi in una fase specifica (pianificati, in corso, completati, ecc.)
- Tipo: seleziona la categoria (Contratto, Documento, Visita medica, DPI, Corso o attestato)
- Dipendente: filtra per persona specifica
- Scadenza: definisci un range di date tra cui cercare
Attivando uno o più filtri, verrà visualizzato il pulsante Reset filtri: cliccalo per ripristinare la vista completa.
Visualizzare la lista dei rinnovi
La lista mostra per ogni rinnovo:
- Dipendente: nominativo della persona interessata
- Tipo: categoria del rinnovo (contratto, documento, ecc.)
- Scadenza attuale: data di scadenza del rinnovo precedente
- Pianificato: data della nuova scadenza, oppure "Da pianificare" se non ancora assegnata
- Stato: visualizzato sia come fase di workflow sia con badge di colore
- In regola: scadenza oltre 30 giorni
- In scadenza: meno di 30 giorni rimanenti
- Scaduto: data passata
Questi badge ti aiutano a prioritizzare gli interventi.
Creare un nuovo rinnovo
Clicca il pulsante Nuovo rinnovo in alto a destra. Si aprirà un modulo con i seguenti campi:
- Dipendente (obbligatorio): scegli dal menu a discesa
- Tipo (obbligatorio): seleziona tra Contratto, Documento, Visita medica, DPI, Corso o attestato
- Scadenza attuale (obbligatorio): la data di scadenza che si desidera rinnovare
- Data pianificata (opzionale): la data entro cui completare il rinnovo. Se lasciata vuota, il rinnovo nasce con stato "Da pianificare"
- Note (opzionale): aggiungi osservazioni utili (es. dettagli sulla documentazione, provider esterno, ecc.)
Completa il modulo e clicca Salva.
Gestire le visite mediche
Se scegli il tipo "Visita medica" e inserisci una "Data pianificata", Laborio crea automaticamente un promemoria nella sezione Visite mediche. Se successivamente elimini il rinnovo (prima che la visita sia completata), la visita medica sarà rimossa anche dalla sezione dedicata.
Azioni sui rinnovi
Per ogni riga della lista puoi eseguire le seguenti azioni:
- Completa: marca il rinnovo come concluso
- Annulla: annulla l'operazione di rinnovo senza eliminarla
- Modifica: apri il modulo di modifica per aggiornare dati (compresi gli step per aggiungere o rimuovere la data pianificata)
- Promemoria: invia una notifica di urgenza su quel rinnovo
- Elimina: rimuovi completamente il rinnovo dal sistema
Passare da "Da pianificare" a "Pianificato"
Quando modifichi un rinnovo con stato "Da pianificare", potrai assegnare una Data pianificata. Viceversa, se vuoi tornare indietro, scegli l'opzione Rimuovi data: il rinnovo tornerà automaticamente a "Da pianificare".
Best practice
Controlla settimanalmente la sezione In scadenza (rinnovi entro 30 giorni). Pianifica in anticipo i corsi di formazione obbligatoria e richiedi le visite mediche entro i termini. Usa le note per registrare provider esterni, numeri di protocolo o informazioni di contatto utili al momento dell'esecuzione.