Consegnare le buste paga stampate o via email è lento e poco sicuro. Con Laborio le carichi una volta, il dipendente le trova subito nella sua area e tu sai esattamente chi le ha aperte. In questa guida vediamo come caricare un cedolino, renderlo visibile al dipendente, tenere traccia delle letture e organizzare lo storico per anno.
Caricare una busta paga
Il punto di partenza è la sezione Documenti, che funziona da archivio per cedolini, contratti e comunicazioni.
- Clicca Carica documento in alto: si apre il modulo di caricamento.
- Seleziona il dipendente dal menu a tendina (è obbligatorio).
- Scegli il tipo Busta paga (o Cedolino).
- Imposta mese e anno di riferimento; il titolo si compila in automatico.
- Se vuoi, indica la data di emissione del cedolino.
- Trascina o seleziona il file: l'anteprima appare subito nel pannello, così verifichi di aver scelto quello giusto.
- Lascia attivo il toggle Crittografato e premi Carica.
Il file viene conservato in modo cifrato. Puoi caricare i cedolini uno alla volta, scegliendo il dipendente corretto a ogni caricamento.
Rendere la busta paga visibile al dipendente
Il toggle Visibile al dipendente decide se il documento compare o no nell'area personale.
- Se è attivo per una busta paga o un cedolino, il dipendente riceve una notifica che lo avvisa del nuovo documento e lo trova nella sua area, anche dall'app mobile.
- Se lo lasci disattivo, il documento resta visibile solo all'HR (utile per archiviare bozze o documenti interni).
È il modo più semplice per consegnare i cedolini in tempo reale, senza email né stampe.
Tracciare chi ha letto la busta paga
Uno dei vantaggi più apprezzati è la prova di lettura. Quando il dipendente apre per la prima volta un documento, i manager abilitati ricevono una notifica. Da quel momento:
- la lista documenti mostra in alto i totali di letti e non letti;
- aprendo il singolo documento, la tab Letture mostra l'elenco dei dipendenti che lo hanno aperto, con data e ora;
- le aperture successive aggiornano l'ultima lettura e il numero di visualizzazioni.
Così hai sempre la situazione sotto controllo e sai a chi mandare un sollecito.
Organizzare lo storico per anno
Quando un dipendente accumula anni di cedolini, lo scroll diventa lungo. Per questo, nella scheda del dipendente, le buste paga sono raggruppate per anno e ogni anno è collassabile.
- Di default è espanso solo l'anno più recente; gli altri restano chiusi.
- Clicca sull'intestazione dell'anno per espanderlo o richiuderlo.
- Una sotto-navigazione fissa con i chip Buste paga e Altri documenti ti porta subito alla sezione giusta.
Ogni riga mostra titolo, periodo, data di emissione (se compilata) e data di caricamento in Laborio. Quando gli anni sono almeno due, un comodo pulsante Collassa/Espandi tutti gli anni ti permette di aprire o chiudere l'intero storico in un colpo solo.
Trovare e filtrare i documenti
Quando l'archivio cresce, la pagina Documenti ti aiuta a trovare subito quello che cerchi.
- Usa la ricerca per dipendente con autocomplete per isolare i documenti di una sola persona.
- Applica il filtro per tipo (Busta paga, Cedolino, Contratto, Comunicazione) per restringere la lista.
- Imposta un intervallo di date da/a per concentrarti su un periodo specifico.
Le statistiche in alto ti danno sempre il colpo d'occhio: numero di documenti totali, quanti sono stati letti e quanti restano non letti.
Una scadenza per i documenti a termine
Alcuni documenti hanno una validità limitata (ad esempio una certificazione o una policy con revisione annuale). Durante il caricamento puoi impostare una data di scadenza: il documento resta consultabile, ma viene segnalato come scaduto, così sai quando è il momento di sostituirlo o rinnovarlo.
E i documenti da firmare?
Se oltre a condividere un documento devi farlo firmare (ad esempio un contratto), il flusso è diverso: trovi tutto nella guida su come far firmare documenti elettronicamente. Per la gestione dei dipendenti e dei loro dati, vedi come invitare e gestire i dipendenti.
Scopri tutte le funzioni dell'archivio nel modulo Documenti.