Avviare la gestione del personale parte da una cosa semplice: avere tutti i dipendenti dentro il sistema. Con Laborio puoi inserirli a mano, invitarli con le credenziali di accesso o importarli in blocco da un file Excel. In questa guida vediamo come popolare l'anagrafica, invitare le persone e completare l'onboarding senza perdere tempo.
Creare un dipendente
Dalla pagina Dipendenti hai a disposizione l'anagrafica completa di ogni lavoratore: dati personali, contatti, ruoli e contratti.
- Clicca Nuovo dipendente in alto.
- Compila i dati anagrafici: nome, cognome, codice fiscale, contatti, residenza e l'eventuale IBAN.
- Assegna il ruolo e l'eventuale gruppo di appartenenza.
- Aggiungi il contratto con date e orario di lavoro.
- Salva la scheda.
Due regole utili da conoscere: il codice fiscale è unico a livello globale (due aziende non possono avere lo stesso CF) e l'email aziendale è unica all'interno della tua azienda. Inoltre un dipendente può avere più contratti, purché non si sovrappongano nelle date.
Invitare un dipendente all'accesso
Inserire l'anagrafica non basta: per far entrare la persona in Laborio (e nell'app mobile) devi invitarla.
- Nella lista dipendenti apri il menu Azioni sulla riga della persona.
- Clicca Invita.
- Conferma i dati (email, nome, cognome, gruppo facoltativo).
- Laborio crea l'account, genera una password temporanea robusta e invia un'email con le credenziali.
La password compare anche a schermo con un tasto Copia, utile se vuoi comunicarla a voce. Il riepilogo degli inviti pendenti è sempre raggiungibile dal pulsante Inviti sopra la lista.
L'accesso usa un'autenticazione sicura, con supporto a 2FA e SSO aziendali, così l'onboarding è semplice ma protetto.
Importare i dipendenti in massa
Se stai partendo con decine di persone, l'import massivo è la via più rapida.
- Clicca Importa sopra la lista per aprire il wizard.
- Carica il file Excel o CSV: Laborio riconosce in automatico le colonne in italiano (auto-mapping).
- Controlla l'anteprima: ogni riga viene validata (codice fiscale, IBAN ed email duplicati vengono segnalati).
- Scegli l'opzione salta duplicati se vuoi ignorare le righe già presenti.
- Conferma l'import.
In pochi minuti l'intera squadra è in anagrafica, pronta per essere invitata. La validazione per riga è la rete di sicurezza che evita i classici errori da copia-incolla: codici fiscali doppi, IBAN malformati o email già in uso vengono segnalati prima della conferma, non dopo.
Trovare e filtrare i dipendenti
Quando la lista cresce, la pagina Dipendenti offre strumenti di ricerca immediati.
- La barra di ricerca filtra per nome, email o ruolo.
- Il dropdown gruppi isola i dipendenti di un'area o di una sede.
- La paginazione (10, 25 o 50 per pagina) tiene la lista leggibile.
In alto trovi anche le statistiche chiave: totale dipendenti, quanti sono attivi e quanti hanno il geofence richiesto per la timbratura.
La scheda del dipendente
Ogni persona ha una scheda con tre tab:
- Panoramica: anagrafica, contratto attivo, documenti e assenze recenti.
- Bilanci: i saldi di ferie, ROL ed ex-festività mese per mese.
- Contratti: gestione dei contratti e degli orari di lavoro.
Da qui puoi anche scrivere un messaggio al dipendente o promuoverlo a manager assegnandogli i permessi tramite il menu Azioni.
Dipendenti attivi e disattivati
Un dipendente in stato Inattivo (disattivato o offboardato) non compare nei calendari Presenze e Turni, ma resta nello storico e nelle schede. Per rivederlo nei calendari operativi devi riattivarlo dalla sua scheda.
Una volta inserite le persone, i passi successivi sono naturali: pianifica i turni di lavoro, gestisci ferie, permessi e malattia e condividi le buste paga. Scopri tutte le funzioni nel modulo Dipendenti.