Le note spese finiscono spesso in una busta piena di scontrini e in un foglio Excel che nessuno aggiorna. Con Laborio il dipendente invia la richiesta dal telefono allegando la foto della ricevuta, e l'HR la approva, la rifiuta o la segna come pagata in pochi secondi. In questa guida vediamo il flusso completo dei rimborsi, dal self-service del dipendente alla decisione finale.
Come arrivano le richieste
Ci sono due modi per creare una richiesta di rimborso.
- In autonomia dal dipendente: dalla sezione "Nota spese" dell'app mobile o dalla sua area self-service web. Può scattare la foto della ricevuta direttamente dal cellulare e inviarla. Tu la trovi nella lista con stato inviata.
- A mano dall'HR o dal manager: dal pannello, utile per spese comunicate fuori dall'app.
In entrambi i casi, alla creazione parte una notifica via email al manager competente, così nessuna richiesta resta dimenticata.
Inviare un rimborso (self-service o da pannello)
Il modulo di una nuova richiesta chiede pochi dati essenziali.
- Apri la sezione Spese e clicca Nuovo rimborso.
- Seleziona il dipendente (già impostato se la richiesta arriva dal self-service).
- Indica la data spesa, cioè il giorno in cui la spesa è stata sostenuta (è distinta dalla data di invio).
- Inserisci importo e valuta.
- Scegli la categoria dal catalogo spese.
- Aggiungi una descrizione e allega le ricevute (fino a 5 file, formati JPG, PNG, PDF o HEIC).
- Premi Invia rimborso.
Il dipendente può allegare le ricevute anche dopo l'invio iniziale, finché la richiesta è ancora in stato inviata.
Approvare, rifiutare o pagare
Le richieste arrivano tutte nella stessa lista, sia quelle inviate dai dipendenti sia quelle inserite a mano. Per ognuna gestisci l'intero ciclo.
- Apri la tab Rimborsi nella sezione Spese.
- Individua la richiesta con stato inviata (le trovi anche tra le statistiche dei rimborsi aperti).
- Apri il dettaglio e controlla importo, categoria, descrizione e ricevute allegate.
- Scegli l'azione:
- Approva se la spesa è in regola;
- Rifiuta se non è ammissibile;
- Paga per registrare l'avvenuto rimborso.
- Il dipendente riceve una notifica via email con l'esito.
Dopo l'approvazione o il rifiuto, gli allegati vengono congelati e non sono più modificabili.
Configurare il catalogo spese
Per tenere le richieste ordinate, conviene definire in anticipo le categorie di spesa.
- Apri la tab Catalogo spese e clicca Nuova categoria.
- Dai un nome alla categoria (es. Vitto, Trasporti, Pernottamento).
- Aggiungi una policy con le regole e imposta un limite massimo per richiesta.
- Premi Salva.
Così i dipendenti scelgono sempre la categoria giusta e tu hai i rimborsi raggruppati in modo coerente. Il limite per categoria è un promemoria prezioso: aiuta a tenere la spesa entro la policy aziendale già al momento della richiesta.
Tenere sotto controllo i rimborsi
La sezione Spese ti dà sempre la fotografia della situazione grazie alle statistiche in alto:
- Rimborsi aperti: le richieste ancora in stato inviata, cioè quelle che aspettano una tua decisione;
- Rimborsi totali: il volume complessivo gestito;
- Categorie attive: quante voci di spesa hai configurato nel catalogo.
Nella lista dei rimborsi ogni riga mostra dipendente, importo, categoria, stato e data spesa, così puoi ordinare e dare priorità alle richieste più vecchie. Se gestisci anche le trasferte, l'apposita tab raccoglie le missioni con dipendente, località e date.
Il vantaggio del self-service da mobile
Lasciare che siano i dipendenti a inviare le note spese dal telefono fa risparmiare tempo a tutti. Lo scontrino viene fotografato sul momento, quando è ancora leggibile, e la richiesta arriva già completa di importo, categoria e ricevuta. All'HR resta solo il controllo finale e la decisione, senza dover trascrivere nulla a mano da una busta di scontrini.
Problemi frequenti
- L'allegato non si carica: la richiesta resta comunque salvata. Basta riaprirla in modifica e ritentare il caricamento del file.
- Manca una ricevuta: finché lo stato è inviata, il dipendente può aggiungere altri allegati.
La nota spese self-service è solo una delle cose che il dipendente può fare dal telefono: per il quadro completo dell'app vedi come invitare e gestire i dipendenti. Scopri tutte le funzioni nel modulo Note spese.